Déposer sa thèse à la BULAC : comment faire ? Guide pour les doctorants de l’Inalco

Voici un mode d’emploi pour vous guider dans le dépôt de votre thèse ! Déposer son manuscrit est une étape obligatoire pour pouvoir soutenir un doctorat au sein d’un établissement universitaire français. Il ne s’agit pas seulement d’une démarche administrative, mais surtout d’un enjeu à la fois pour le docteur et son établissement.

AVANT la soutenance

Étape 1

L’École doctorale envoie un mail pour confirmer que le doctorant peut déposer sa thèse à la BULAC.

Étape 2

Le doctorant envoie à l’adresse theses@bulac.fr les fichiers électroniques suivants :

• La version complète de la thèse en format PDF (intitulé du fichier : NOM_prenom_va). Notez que si votre thèse est en plusieurs volumes : vous pouvez soit les fusionner via un outil en ligne (IlovePDF ou PDF2Go), soit les laisser en plusieurs volumes (le volume 1 sera considéré comme le volume de texte, les autres seront mis en annexes). Pour vérifier que ces documents peuvent être archivés, vérifiez leur format sur l’outil FACILE du CINES.
• La version de la thèse destinée à la diffusion au format PDF, c’est-à-dire le fichier sans les passages qui sont soumis à des droits de reproduction comme des illustrations, etc. (intitulé du fichier : NOM_prenom_vd). Si tous les droits ont été acquis, il s’agira du même fichier que le point précédent (intitulé du fichier : NOM_prenom_vavd).
• Si des documents ont été ôtés, il faudra une liste des documents retirés au format PDF (NOM_prenom_documents_retires).
• Un résumé en français de la thèse sous format texte (il s’agit du même résumé que celui sur la quatrième de couverture). (NOM_prenom_resume_fr.txt).
• Un résumé en anglais de la thèse sous format texte (il s’agit du même résumé que celui sur la quatrième de couverture). (NOM_prenom_resume_eng.txt).
• Les mots-clés de la thèse en français, limité à dix (NOM_prenom_mots_cles_fr.txt).
• Les mots-clés de la thèse en anglais, limité à dix (NOM_prenom_mots_cles_eng.txt).

Il est indispensable, pour les fichiers de la thèse (version complète et version de diffusion) de vérifier que le PDF répond aux normes d’archivage (pour le vérifier, il suffit de se connecter ici, de charger les fichiers et de cliquer sur Validation).

Étape 3

L’équipe d’Appui à l’Enseignement et à la Recherche vérifie la validité de vos fichiers et vous fait parvenir une attestation de dépôt à votre nom. Il s’agit d’une étape indispensable à la soutenance.

APRÈS la soutenance

Vous avez soutenu votre thèse, félicitations ! Mais plusieurs étapes restent à franchir, essentielles pour que votre thèse soit correctement référencée, et donc accessible à la communauté universitaire.

Étape 4

Vous devez rendre à l’École Doctorale un dossier comprenant :

• La charte de dépôt et de diffusion de la thèse préalablement signée par vous, votre ou vos directeur(s) de thèse, et la présidence de l’Inalco,
• Le formulaire « Enregistrement de la thèse soutenue » signée par l’auteur et l’ED,
• Le formulaire « Dépôt après soutenance » signé par l’auteur et le directeur de thèse (inclut l’autorisation de diffusion).

Étape 4 bis

Si (et seulement si !) le jury a demandé des corrections, le docteur doit transmettre une version corrigée de la thèse au format électronique, toujours à l’adresse theses@bulac.fr.

Si (et seulement si !), vous êtes dans l’un des cas suivants :

• vous avez choisi de ne PAS diffuser votre thèse en ligne,
• vous avez choisi de mettre en place une période d’embargo,
• vous devez diffuser une version incomplète de la thèse (c’est-à-dire une version sans les éléments soumis à droits d’auteur)

Vous devez alors obligatoirement rendre à l’École doctorale un exemplaire imprimé de la thèse (dans le cas d’une thèse en plusieurs volumes, il faut un exemplaire de chaque volume). L’École Doctorale nous le fera parvenir.

Lorsque le dossier sera complet et que la thèse aura bien été enregistrée, nous vous délivrerons une attestation de dépôt post soutenance, qui vous permettra d’obtenir votre diplôme de doctorat.

Pour suivre au mieux cette procédure et pour tout comprendre sur la diffusion de votre thèse en libre accès, la BULAC vous propose de manière régulière des formations (en présentiel ou en distanciel). Vous avez une question ? Contactez-nous à theses@bulac.fr.

Vous voulez en savoir plus ?

• Vous pouvez consulter les ressources mises en place par l’Inalco.
• Vous pouvez regarder cette vidéo de l’Université Paris Saclay, qui explique les choix qui sont offerts aux doctorants.

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